“Made in China” vind je tegenwoordig overal en op elke hoek van de straat. Van een kleine tandenborstel tot groot meubilair. Mijn Nederlandse klanten die ervaring hebben met het inkopen van producten uit China klagen tegen mij regelmatig over Chinese producten, waarbij de minder goede kwaliteit vaak een issue is.

Ikzelf heb inderdaad regelmatig voorbeelden gezien van fabrikanten die met belachelijke producties komen en bestellingen compleet kunnen verpesten. Onderstaande foto van een ‘Pikachu’ poppetje is daar een treffend voorbeeld van.

De oren en staart zijn verkeerd om geplaatst. Grappig misschien, maar totaal ongeschikt voor de verkoop.

Maar het beeld dat Chinese producten van slechte kwaliteit zijn, is wel echt achterhaald. Er zijn tegenwoordig zeer veel producten van hoge kwaliteit te vinden en toch met concurrerende prijzen. Van groot belang is uiteraard het vinden van een goede producent, maar daarna is kwaliteitscontrole een essentieel onderdeel bij het importeren van goederen uit China. Door de taal- en cultuurverschillen en de verre afstand tussen importeur en exporteur, kunnen er grote kwaliteitsverschillen ontstaan.

Hoe voorkom je verassingen van Chinese leveranciers? Hieronder staan vijf praktische tips over de kwaliteitscontrole bij het importeren uit China.

1. Vraag om een sample en bevestig deze voordat je een grote productie laat uitvoeren

Stel, je vindt een leverancier via Alibaba of je ziet een demonstratie op een beurs. Dan kun je niet direct inschatten of deze leveranciers ook voldoen aan de kwaliteit en verwachtingen die je hebt. De beste manier om daar achter te komen is om een sample te bestellen van het product met de eisen die je daaraan stelt. Het is belangrijk deze sample goed te bewaren om deze later te gebruiken bij de kwaliteitscontrole voordat je gaat importeren.

Als de fabrikant je informeert dat de order klaar is voor verzending, dan is dat het moment om de kwaliteitscontrole uit te (laten) voeren. Zodat je zeker weet dat je gaat ontvangen waar je om gevraagd hebt. Je kunt deze controle uitvoeren door zelf naar China te vliegen en het ter plekke te beoordelen. Of je huurt een derde professionele partij in die de kwaliteitscontrole op zich neemt en de uitkomsten met je deelt.

Zorg dat de producten voor verscheping voldoen aan alle eisen want het is een stuk goedkoper om de fouten te herstellen in China, dan wanneer de producten al in het land van bestemming zijn geleverd.

2. Vraag om goede kwaliteit, niet enkel lage prijzen

In de onderhandelingen is het normaal dat je spreekt over een goede prijs. Wees er op attent dat wanneer je een extreem goedkope prijs/deal maakt met een Chinese leverancier, dat dit dan ook voor beide partijen duidelijk is en de kwaliteit ook daadwerkelijk nagekomen wordt. Chinezen hebben een hele andere cultuur. Vaak zeggen zij ja, maar bedoelen ze nee. Ze zullen niet direct zeggen dat de prijs te laag is, of dat zij niet kunnen voldoen aan de gestelde eisen. Zij willen niet dat je naar een andere leverancier gaat, dus hou dat in je achterhoofd en bedenk goed wat je eisen en prijsverwachtingen zijn. Wees voorzichtig met mooie deals. Je wilt geen container vol met producten van slechte kwaliteit.

3. Volg je orders in alle fases en blijf gedurende het hele proces communiceren

Door het taal- en cultuurverschil is miscommunicatie niet ongewoon tijdens het internationaal handelen. Het is onmogelijk dit te voorkomen, maar je kunt er wel voor zorgen dat dit geminimaliseerd wordt. Als voorbeeld: wanneer je denkt dat een Chinese leverancier je niet goed begrijpt, wees dan dubbel alert en herhaal wat je wensen zijn en laat de leverancier dat bevestigen. Of omgekeerd; wanneer je iets zelf niet goed begrijpt, zorg ervoor dat je zeker weet dat jullie op een lijn zitten met de gemaakte afspraken en verwachtingen. Mochten er bijvoorbeeld procedures zijn die afwijken van de standaard producties, zorg er dan voor dat je de leverancier hier aan herinnert op het moment dat de productie start.

4. Test met een kleine bestelling

Het heeft een tijdje nodig om er achter te komen of een leverancier goede kwaliteit levert. Zelfs wanneer deze leverancier levert aan concurrenten, kunnen er veel verschillen zijn door andere voorwaarden of prijsverschillen. Dit kan leiden tot een compleet verschillend resultaat van productie tussen de door jezelf bestelde producten of die van bijvoorbeeld een concurrent.

Persoonlijk adviseer ik om hier vooraf goed onderzoek naar te doen en om het te testen. Om die belangrijke deal te sluiten kun je aan een tijdbestek denken van tussen de 1 tot 6 maanden. Dit is afhankelijk van de complexiteit van de bestelling. De eerste bestelling is meestal de meest risicovolle. De meeste fabrieken in China hanteren een MOQ ( minimum order quantity) die je kunt vergelijken met een grote container. Voor de eerste testbestelling is het dus raadzaam om te onderzoeken of de communicatie goed verloopt, of de kwaliteit naar wens is en of de leveringstijd voldoet aan je verwachtingen.

5. Wanneer je een goede leverancier gevonden hebt, blijf dan communiceren

Voldoet een eerste bestelling aan al je wensen en verwachtingen? Gefeliciteerd! Je hebt je succes voor 80 procent geboekt en kunt beginnen aan een tweede en grotere bestelling.

Plan een reis naar China en organiseer een face to face gesprek met een leverancier voor toekomstige zaken. Waarom? Het cultuurverschil is erg verschillend met Nederland. Er zijn kopers die denken: ach wat kan er nu nog misgaan? De eerste bestelling ging immers goed. Dat is een vergissing! Risico’s bestaan er altijd. Het kan voorkomen dat de fabrikant de eerste order met perfecte kwaliteit geleverd heeft, maar dat de volgende bestelling van veel slechtere kwaliteit is. Omdat ze bijvoorbeeld het verlies van de vorige bestelling willen rechttrekken. Dit is geen nette manier van zakendoen maar het komt wel voor. Om deze redenen is het verstandig een face to face meeting te organiseren zodat je weet met wie je te maken hebt. Geven zij echt om de kwaliteit die je vraagt en om je order? Of zijn er bijvoorbeeld andere klanten die voorrang hebben en meer prioriteit? De relatie onderhouden is erg belangrijk in de Chinese cultuur. Wanneer de leverancier door heeft dat jij je verdiept hebt in de cultuur, kan het zomaar zijn dat hij of zij jou op een hogere prioriteitenlijst zet. De betrouwbaarheid van de kwaliteit zal hierdoor ook stijgen.

Wanneer kwaliteitscontrole een nieuw terrein voor je is, dan is het uiteraard makkelijker om een gespecialiseerd (lokaal) bedrijf te zoeken dat contact houdt met je leverancier. Dit verkleint de communicatiebarrière en zal de kans op een slechte kwaliteit product verminderen.