Er is een enorm aantal boeken volgeschreven over handvatten bij het zakendoen in China. Veel clichés doen de ronde over de dos en don’ts in de Chinese zakenwereld. Tussen 2008 en 2012 is de Nederlandse goederenexport naar China bijna in waarde verdubbeld tot 7,6 miljard Euro. En toch zijn er nog steeds veel bedrijven die zich teleurgesteld terugtrekken uit deze markt.

Een algemeen voorbeeldCommunicatie onder loep: het management van een bepaalde organisatie besluit tot grootschalige investeringen in China, omdat ze de boot van zichzelf niet mag missen. Wat opvalt is dat met name grotere organisaties met relatief diepe zakken, kiezen voor een manier van zakendoen waarvan zij denken dat het een grondige aanpak is. Het bedrijf start met de werving van lokaal personeel en opent een vestiging in een luxe kantoorpand in een economisch goed ontwikkeld gebied in China. Vervolgens volgen er conference calls, waarin opdrachtgevers en lokale medewerkers met sterk afwijkende culturele achtergronden vanuit verschillende locaties in de wereld met elkaar communiceren. Dit vormt dan de basis voor de ontwikkeling van het bedrijf op de Chinese markt. Gebrek aan tijd en het verlangen de financiële investeringen zo laag mogelijk te houden en snel terug te verdienen, liggen ten grondslag aan deze veelvoorkomende – maar  in mijn optiek minst succesvolle – werkwijze.

Een stabiele relatie als basis

Het meest gehoorde en volkomen terechte cliché dat succesvol zakendoen met Chinezen kenmerkt, wordt door deze manier van samenwerken volledig over het hoofd gezien. Want handel drijven in China begint niet met een grote zak geld, maar omvat iets veel onbeduidenders. Het vraagt met name energie, een continue investering van kostbare tijd en een flinke dosis veerkracht. Dat gaat namelijk zitten in het opbouwen van relaties met Chinese collega’s, partners en (potentiële) klanten. Dát blijft, ondanks de snelle economische en maatschappelijke ontwikkelingen die de Chinezen doormaken, de basis voor succesvol zakendoen in China. De juiste mensen om je heen bieden namelijk dé toegang tot jouw Chinese markt. Een netwerk is niet te koop, maar bouw je op, het liefst via Chinezen die dit van jongs af aan al doen.

Dit is ook de voornaamste reden waarom ik een toezegging van een minimaal een jaar vraag van bedrijven die wij begeleiden. Alleen dan kan er sprake zijn van een een structureel traject waarin China meerdere malen bezocht wordt, de markt wordt afgetast en waardevolle relaties tot stand kunnen komen. Heb vooral niet de illusie dat een paar diners voldoende zijn. Ik ben sinoloog en kom nu zo’n 14 jaar in China, maar ook zelf ben ik nog steeds dagelijks bezig met het opbouwen en versterken van de band met mijn Chinese collega’s, partners en klanten. Zonder hun onvoorwaardelijke loyaliteit zou ik ons bedrijf wel kunnen opdoeken.

De tijd nemen loont zich uiteindelijk

Naast een tijdsinspanning vereist het opbouwen van duurzame relaties ook nog eens een grote mate van fijngevoeligheid van de ondernemer. De juiste communicatievaardigheden zullen je verder brengen dan grote investeringeShanghai business viewn. Veel van onze klanten reizen met enige regelmaat richting China waar ze potentiële klanten en partners ontmoeten. De relatie tussen beide partijen is vaak pril en daardoor kwetsbaar, en veel tijd om hier verandering in te brengen is er niet. In de ogen van de overbezette en praktisch ingestelde westerse ondernemer zou een driedaags bezoek naar China voldoende moeten zijn om tot een overeenkomst te komen. Dit is technisch gezien misschien ook wel zo, maar niet lang nadat de handtekeningen onder het contract zijn gezet en het Nederlandse bedrijf weer is vertrokken, komen Chinezen vaak terug op de inhoud van de gemaakte afspraken.

Een van onze klanten reisde bijvoorbeeld tot vier keer toe af naar verschillende uithoeken van China om rond de tafel te zitten met een lokale partij die de essentiële toegang bood tot grootschalige projecten. Tijdens de onderhandelingen voelde de Chinese partij zich zichtbaar niet senang en in een hoek gedreven. De Nederlandse ondernemer slaagde er desondanks in zijn beoogde onderhandelingsresultaten te behalen. Dit was ogenschijnlijk een succes, maar leverde problemen op nadat de ondernemer weer in Nederland aankwam.

Ondanks de ervaring en ondersteuning van deskundigen, denken Nederlandse ondernemers vaak vanuit hun eigen technische perspectief. In dit specifieke geval is er dan ook geen sprake van het opbouwen van een duurzame relatie. Mijn advies is om vooral de tijd te nemen tijdens een eerste of tweede reis naar China, en niet alles vol te plannen. Zo wordt de mogelijkheid gecreëerd om ook na het tekenen van een contract nog eens rond de tafel te gaan zitten en verder te bouwen aan de gelegde basis.

Een contract is niet altijd een contract

De vaak nog korte relaties tussen klanten en Chinese partijen zijn kwetsbaar. Voor de meeste bedrijven is China echter slechts een van de vele afzetmarkten en ontvangt deze markt niet 100% van de aandacht. Daarom is het van groot belang lokaal met Chinese medewerkers aanwezig te zijn en deze nieuwe relaties op een traditionele Chinese manier te managen: “Chinezen onder elkaar”.

Ik denk dat menigeen zichzelf door de ogenschijnlijk efficiënte aanpak in de vingers snijdt. Wij willen te snel, zijn te ongeduldig en staan te weinig open voor de Chinese manier van werken. Een contract is immers een contract, niet waar? Bovendien blijft het een uitdaging voor de China-verantwoordelijke binnen een bedrijf om een intern draagvlak te creëren voor de Chinese manier van zakendoen.

Wij Nederlanders kunnen in veel opzichten leren van het geduld en vertrouwen in een organisch verloop der dingen en het volgen van de intuïtie waarin Chinezen zo goed zijn. Pas dan kunnen we samen met onze Chinese partners succesvol zijn.