contracten chinaZoals eerder uitgebreid beschreven op deze blog in artikelen over kwaliteitsproducten en kwaliteitscontrole, is het absoluut mogelijk om hoogwaardige producten te laten maken in China, zolang je je maar goed voorbereid en weet waar je mee bezig bent. Een belangrijk onderdeel daarbij is ook juridische bescherming. In dit blog daarom een aantal tips over veilig zakendoen in China en hoe contracten daarbij kunnen helpen.

Weet met wie je  zaken doet

Veel ondernemers komen in de problemen omdat ze leveranciers zoeken op internet, orders plaatsen en aanbetalingen doen, zonder dat ze iets weten over het Chinese bedrijf. Vervolgens worden de goederen niet of niet goed geleverd, en vaak zal het dan zo goed als onmogelijk zijn je geld terug te krijgen. Dus zorg er altijd voor dat je weet of het bedrijf waarmee je zaken doet eigenlijk wel echt is!

Vraag je verder bijvoorbeeld eens af of je zaken doet met een producent, of eigenlijk een handelaar die zich voordoet als producent?  Een kort onderzoekje laten uitvoeren kost weinig en kan veel problemen voorkomen.

Eigenlijk is het gewoon noodzakelijk om China te bezoeken, persoonlijk kennis te maken met een leverancier en zijn fabriek te zien. Dit geeft niet alleen een indruk van zijn betrouwbaarheid, maar helpt ook om een persoonlijke relatie op te bouwen. Of anders is het beter om iemand in te huren die dit voor u kan doen of die de contacten al heeft.  Want het opbouwen van een relatie zal absoluut bijdragen aan het voorkomen van kwaliteits-, leverings- of betalingsproblemen.

Contracten: een ‘balancing act’

Dan is het tijd om de deal te sluiten, en bij een deal hoort een contract. Echter, contracten worden in China anders gezien dan hier. Vanuit traditioneel Chinees perspectief is een contract niet meer dan een momentopname van de stand van zaken van de relatie, en de gemaakte afspraken dienen te worden aangepast als de omstandigheden veranderen. Vandaar het veelgehoorde cliché dat onderhandelingen rustig verder gaan nadat contracten zijn getekend.

Aan de andere kant moet je jezelf wel beschermen, en naleving van een contract kan ook in China worden afgedwongen. De kunst is dus om een goede balans te vinden tussen de bescherming van de eigen belangen en het ontwikkelen van een langdurige vertrouwensrelatie.  Het belang van guanxi betekent dus niet, zoals sommigen menen, dat een contract in China niet nodig is!

Relaties kunnen stuk lopen. Er kunnen nieuwe managers of eigenaren komen. De ondernemer met wie je dacht een goede relatie te hebben kan alsnog oneerlijk blijken. Zakenpartners kunnen om allerlei redenen uit elkaar groeien. Of er kan schade ontstaan die zo groot is dat je ze wel op de Chinese partner zult moeten verhalen om zelf te kunnen overleven.

Naleving van contracten

Vaak hoor je, met name van  mensen die al lang in China komen, dat contracten nutteloos zijn omdat een Chinese rechter toch in het voordeel van de Chinese partij zal oordelen. Dit was misschien 20 jaar geleden zo, maar ook in China is men erachter gekomen dat een goedwerkend en eerlijk rechtssysteem belangrijk is om buitenlandse investeerders aan te trekken.

Veel horrorverhalen over verloren rechtszaken komen dan ook  niet door oneerlijkheid of onkunde van de rechters, maar omdat de afspraken die Nederlandse bedrijven dachten te hebben niet of niet of de juiste manier zijn vastgelegd.  Met een goed, geldig, contract is het zeker mogelijk om je gelijk te halen bij een Chinese rechter, met de kanttekening dat die kans kleiner wordt in afgelegen gebieden of als de tegenpartij een staatsbedrijf is.

Bovendien heeft een contract meerdere functies: de gang naar de rechter is altijd het laatste middel. Vaak heeft alleen het feit dat er een goed contract is al een afschrikkende werking: de ander zal zich wel twee keer bedenken voor hij iets probeert! Ook geven contracten duidelijkheid.  Leg details vast  met tekeningen, specificaties etc. waar nodig als bijlage.

Dit maakt de kans om een geschil te winnen ook weer groter. Een voorbeeld is de ondernemer die laptop-tassen had laten maken in China, die na levering niet sterk genoeg bleken om een laptop te kunnen houden. De Chinese leverancier werd in het gelijk gesteld, omdat nergens zwart op wit stond hoeveel kilo de tassen zouden moeten kunnen dragen.

Als er  intellectuele eigendom of andere gevoelige informatie in het contract gedeeld wordt, zijn uitgebreide geheimhoudingsclausules belangrijk om later eventuele inbreuk op intellectuele eigendomsrechten met succes te kunnen aanvechten.

Geschilbeslechting

Een van de belangrijkste zaken is om te bepalen hoe, waar, en volgens welk recht geschillen dienen te worden opgelost. Velen  maken de fout te denken dat een gang naar een Nederlandse rechter het veiligst is. Niets is echter minder waar, want een uitspraak van een Nederlandse rechter kan niet zomaar ten uitvoer worden gelegd in China.

Beter kan bijvoorbeeld zijn om te kiezen voor geschilbeslechting door arbitrage; vonnissen van erkende  arbitragecommissies kunnen namelijk wèl ten uitvoer worden gelegd in China, aangezien China daarvoor is aangesloten bij de relevante internationale verdragen. Ook arbitrage in China zelf, in plaats van een gang naar de rechter, is mogelijk, en vaak een goede keus. Een nadere discussie over de voor- en nadelen van al deze methodes van geschilbeslechting valt echter buiten het bestek van dit artikel: Van geval tot geval zal bekeken moeten worden wat het beste is en waar beide partijen mee kunnen leven.

Zeker als het contract naar Chinees recht is, zorg dan dat het contract ook in het Chinees is opgesteld als officiële taal en de Chinese partij er zowel een handtekening als het juiste stempel erop zet om het geldig te maken.  Zorg er voor dat de vertaling wordt gemaakt door iemand die je vertrouwt. Als de Chinese partij de contracten opstelt, laat altijd de vertaling checken.

Conclusie

China ontwikkelt zich ook op juridisch gebied. Niet alleen is het rechtssysteem beter en efficiënter dan vroeger, ook meer en meer bedrijven raken gewend aan de internationale manier van zakendoen en zullen managers in dienst hebben met Westerse MBA’s, waardoor ze sneller geneigd zullen zijn om Westerse stijl contracten te accepteren.  Dit maakt zakendoen in China alleen maar makkelijker, al blijven er risico’s. Des te meer reden om voldoende aandacht te besteden aan een goede bescherming!