Veel ondernemers weten uit eigen ervaring dat het importeren van goederen uit China niet zonder risico is. Betrouwbaarheid bij Chinese producenten is niet vanzelfsprekend en in China heeft men over het algemeen een andere norm wat kwaliteit betreft. In dit blog geef ik uit eigen ervaring een aantal tips over kwaliteitscontrole (QC) en welke stappen je kunt nemen om risico’s te beperken.

Er zijn twee algemene problemen die zich vaak voordoen. Ten eerste is er het probleem van de kwaliteit die niet voldoet; Chinese producenten zien niet in dat de door hen geproduceerde goederen niet voldoen aan de door u gestelde wensen en eisen. Ten tweede is er het probleem met de levertijd, waarbij er sprake is van een vertraging in het productieproces.

Veel problemen ontstaan door de overdrachtsmomenten in het proces. Dit zijn de momenten waarop de producten en onderdelen van tussenpersoon naar tussenpersoon gaan voordat het eindproduct aan de klant geleverd wordt. Een beetje vergelijkbaar met het spel waarbij een zin door wordt doorgegeven om uiteindelijk tot iets totaal anders te eindigen. Als er veel overdrachtsmomenten zijn in het proces, dan wil je zeker weten dat de leverancier de wensen goed begrepen heeft.

Er zijn daarbij veel mogelijke scenario’s waarin dingen mis kunnen gaan. Onze ervaring is bijvoorbeeld dat Chinese fabrieken concessies doen aan het einde van de productie of bij een tweede bestelling. De reden daarachter is dat fabrieken proberen geld te besparen door goedkopere materialen te gebruiken, door minder aandacht aan kwaliteit te schenken, door goedkoper (minder gekwalificeerd) personeel in te zetten en door de productie te overhaasten.

Importeurs die grote hoeveelheden containers met goederen importeren, zullen daarom standaard een kwaliteitscontrole (inspectie) uit (laten) voeren. Als je direct uit China importeert, is het handig om te weten wat een kwaliteitscontrole is en wanneer je een inspectie dient toe te passen. Hieronder staan een aantal belangrijke elementen die je bij Quality Control tegenkomt:

Voorafgaand aan een QC

De gemaakte afspraken en verwachtingen dienen van te voren altijd schriftelijk overlegd te worden. Het is van groot belang dat een partner / producent in China weet wat er van hem verwacht wordt en welke aspecten op het gebied van kwaliteit belangrijk zijn. Laat vooraf ook altijd weten dat je de goederen zal (laten) inspecteren.

Geef ook een duidelijk beeld van wat wel of niet acceptabel is. Zodat latere discussies voorkomen kunnen worden. Het verwachtingspatroon is dan duidelijk voor de producent. Een andere optie is om een onafhankelijk kwaliteitscontrolebedrijf in te huren en deze aan de hand van de specificaties een inspectie te laten uitvoeren.

Inspecteer vóór verscheping

Afwachten tot wanneer de goederen in het eigen magazijn staan is natuurlijk te laat. Je kunt dan niks meer doen bij afgekeurde goederen en terugzenden is geen reële optie. Naast dat de producent nieuwe voorwaarden zal stellen bij het herproduceren, zal hij dit zeker niet gratis doen. Geld terugkrijgen behoort dan niet tot de mogelijkheden.

Het is dan ook aan te raden om de goederen in ieder geval te inspecteren voordat ze verscheept worden (een Pre-Shipment Inspection). Beter is nog tijdens de productie (During Production Check), dan bestaat er nog de mogelijkheid om de kwaliteit bij te sturen en vertragingen te voorkomen.  Dit is een relatief kleine investering ten opzichte van de mogelijke kosten van een container met afgekeurde goederen met het daarbij behorende afbreukrisico.

Een agent is geen inspecteur

Een (sourcing-) agent, of een trading bedrijf kunnen van groot nut zijn als het gaat om het vinden van de juiste producent. Op het gebied van cultuur, taal en manier van onderhandelen is deze expertise zeer wenselijk. Zij zijn in de meeste gevallen echter geen QC inspecteur of hebben andere belangen. Bijvoorbeeld omdat zij een commissie krijgen als ze voor nieuwe afnemers zorgen. Voorkom dus dat ‘de slager zijn eigen vlees keurt’. Een onafhankelijke derde partij met goede inspecteurs is noodzakelijk voor een professionele inspectie.

Zoek een inspecteur met de juiste kwalificaties

Een inspecteur is een opgeleide kwaliteitsingenieur en heeft zich gespecialiseerd in een bepaalde productcategorie. Hij is gespecialiseerd in het interpreteren van de specificaties, het uitvoeren van testen en is opgeleid om veel aandacht te geven aan details.

Binnen een productcategorie is een inspecteur meestal geen specialist. Zo kan hij bijvoorbeeld gespecialiseerd zijn in textiel, maar niet specifiek in onderbroeken. Hij heeft echter wel de training en ervaring om met specificaties die de klant hem geeft de inspectie op een professionele manier uit te voeren.

Doe steekproeven

Het is ondoenlijk om alle bestelde producten één voor één te controleren. Daarom is er een internationale standaard ontwikkeld, de ISO 2859-1, voor het kiezen van samples. Met deze standaard is het mogelijk om een statistisch representatief aantal producten te kiezen en daarmee de grens tussen wat acceptabel is en wat afgewezen moet worden te bepalen.De tabellen die hiervoor gebruikt worden heten de Acceptance Quality Limit (AQL) tabellen.

Dit zijn de eerste en belangrijkste stappen in het proces van QC. Als je je daar bewust van bent, dan kun je je gaan voorbereiden op hoe je de kwaliteit in China naar het juiste niveau tilt en kunt behouden.

Het belang van QC werd gisteren nog maar eens aangetoond in het NOS journaal, waarin te zien was dat steeds meer Nederlandse consumenten via internet rechtstreeks bij de Chinese fabrikant bestellen. Dit is goedkoper, maar zorgt er tegelijkertijd voor dat mensen producten krijgen van inferieure kwaliteit, omdat de QC wordt omzeild.