Op een dag krijg je een verzoek in je mailbox. Als uit het niets neemt de overheid van een third-tier stad in China waar je nog nooit van hebt gehoord contact met je op. Ze hebben interesse om jouw organisatie in Nederland te bezoeken, en willen graag horen hoe je bepaalde zaken aanpakt. Je denkt: leuk! En voelt je best een beetje vereerd, dat een delegatie uit zo’n ver land interesse heeft om jou in Nederland te spreken.

Maar komt zo’n verzoek wel uit het niets? En is het wel zo bijzonder om door een Chinese delegatie benaderd te worden? Heeft deze groep jou speciaal uitgezocht omdat ze je interessant vinden, of gaan er andere motieven schuil achter dit verzoek tot kennismaking? In dit blog ga ik verder in op waar deze verzoeken vandaan komen, en wat je als Nederlandse organisatie in overweging kunt nemen voordat je ‘ja’ antwoordt.

Gaat het alleen om het visum?

Binnen Chinese organisaties en overheden is er jaarlijks budget voor reizen om contacten met het buitenland te leggen en verder te ontwikkelen. Op wanneer deze reizen plaatsvinden, waarheen ze gaan en wat het focusthema is, is geen centraal overzicht – net zoals in Nederland overigens. Waarom welke Chinese regio’s wanneer waarheen willen reizen, en de besluitvorming daarachter, blijft een black box.

Wat wel centraal geregeld is, is dat ambtenaren toestemming voor buitenlandse reizen nodig hebben van het Chinese Ministerie van Buitenlandse Zaken. Dit dus al voordat de Schengen visumaanvraag wordt ingediend. Deze toestemming kan alleen worden verkregen als zwart op wit kan worden aangetoond waarheen de reis leidt, wie de uitnodigende partij is, en wat het (tentatieve) programma is. Concreet houdt dit in dat er een uitnodigingsbrief van een uitnodigende partij in Nederland overgelegd moet worden, voordat er toestemming binnen China verkregen kan worden.

Die brief is ook nodig voor de Schengen visumaanvraag, en dus essentieel voor het ondernemen van een buitenlandse reis. En daar begint het al: hoe kom je als Chinese instantie die nog geen buitenlandse contacten heeft aan een uitnodigingsbrief?

Wat zit er voor jouw organisatie in?

Ik zie veel verzoeken om uitgenodigd te worden van Chinese regionale overheden voorbij komen. Soms verstuurt een medewerker die het Engels enigszins machtig is deze, soms is een verzoek overduidelijk met een vertaal-app naar het Nederlands omgezet. Je ziet ook regelmatig dat er een tussenpersoon in Europa is ingeschakeld om alles te regelen.

In vrijwel alle gevallen geldt dat het verzoek tot ontmoeten erg algemeen geformuleerd is. En meestal ook dat er verschillende organisaties tegelijkertijd met hetzelfde verzoek worden benaderd. Iets met niet al je eieren in één mandje willen stoppen, en dat met hagel schieten ook wel eens iets op kan leveren.

Als organisatie in Nederland moet je daarom een gedegen afweging maken of het zich loont om een groep al dan niet uit te nodigen. Je wilt immers niet dienen als programmavulling of als middel om een visum aan te kunnen vragen.

Omdat ik dit soort verzoeken steeds vaker uitgezet zie worden, en ook zie dat niet alle Nederlandse organisaties weten wat ze hiermee aan moeten, hier een checklist die je kunt gebruiken om de afweging om een delegatie al dan niet te ontvangen te maken.

Checklist

  1. Uit welke Chinese regio komt het verzoek, is er binding met de eigen regio in Nederland? Zijn er raakvlakken op het gebied van sectoren, industrie, ligging, of met bestaande banden tussen China en Nederland? Als al deze vragen met ‘nee’ beantwoord worden, moet je jezelf afvragen wat de overeenkomsten met de verzoekende partij zijn.
  2. Van welke organisatie gaat het verzoek uit? Een vice-mayor of vice-governor die met een delegatie reist om meer te leren over iets dat binnen zijn/haar portefeuille ligt, kan wellicht echt iets doen met opgedane kennis en contacten. Maar als het gaat om een abstractere overheidslaag, een Economic Development Zone, of andere organisatie zonder duidelijke portefeuille of raakvlakken met Nederlandse kennis, kun je jezelf afvragen of er concrete vervolgstappen uit het bezoek zullen komen.
  3. Hoe ervaren is de verzoekende partij met internationale contacten? Als een e-mail gebrekkig is vertaald met een app, hoe soepel zal de communicatie dan verlopen als de groep eenmaal in Nederland is? Ben je bereid om een tolk in te huren om communicatie te vergemakkelijken, hoe zal de communicatie tijdens de follow-up verlopen? Als de communicatie in essentie al niet lekker loopt, is de kans groot dat dit tijdens en na het bezoek een obstakel gaat worden – follow-up is waar het uiteindelijk om draait.
  4. Wat is het concrete verzoek, wil men alleen voor twee uur algemene kennismaking worden uitgenodigd, of is er een duidelijke focus? Als een verzoekende partij onderzoek heeft gedaan naar jouw organisatie of regio, en op een specifiek gebied meer wil leren, lijkt de kans dat het bezoek tot iets gaat leiden aanzienlijk groter, dan wanneer men niet duidelijk aan kan geven wat het doel van het bezoek is.

De juiste afweging maken

Het komt er uiteindelijk op neer wat het voordeel voor jou is om de groep te ontvangen. Zie je kansen om Nederlandse partijen aan de Chinese bezoekende partij te koppelen voor verdere samenwerking? Of zou je de groep alleen maar ontvangen omdat het je wel leuk lijkt, of je jezelf verplicht voelt om er ‘iets’ mee te doen?

Als je besluit om de groep te ontvangen, vermeld dan duidelijk in de uitnodigingsbrief dat kosten voor reis en verblijf voor rekening van de delegatie komen. Dit om misverstanden en aannames te voorkomen.

Een delegatie uit China ontvangen kan zeker een goed eerste contactmoment zijn om verdere samenwerking te verkennen. Maar waak ervoor groepen te ontvangen die geen serieuze intenties hebben voor samenwerking met Nederland. Verstrek alleen een uitnodigingsbrief, wanneer je echt iets uit het bezoek kunt halen.