Foto: Bloomberg

Als je zoals ik werkt op een  kantoor waar Chinees wordt gesproken, krijg je te maken met een dagelijkse hoeveelheid e-mails , documenten en verslagen die gelezen en opgevolgd moeten worden – in het Chinees. Zelf ben ik voortdurend op zoek naar manieren om beter met de constante informatiestroom in het Chinees om te gaan. Dit is wat ik ontdekte:

Goede vertaalsoftware maakt echt het verschil

Natuurlijk kan je alles gewoon zelf lezen, zonder enig hulpmiddel. Maar goede vertaalsoftware bij de hand hebben maakt echt wel een enorm verschil. Voor e-mails en offline documenten bijvoorbeeld is een offline vertaalprogramma dat werkt met pop-up-vertalingen zoals MDBG een game changer: het laat je niet alleen vlotter, maar ook grondiger door de tekst gaan.

Met instant-vertaling heb je nu eenmaal geen excuus om niet elk woord te lezen, ook al is het een chéngyŭ (idioom) dat je nooit meer terug zal zien, of een naam van een persoon – je leest zorgvuldiger, en onthoudt bovendien zaken waar je anders waarschijnlijk schuin overheen had gelezen (maar die je dan toch nodig blijkt te hebben, doordat je bijvoorbeeld de persoon zelf aan de lijn krijgt en zijn naam juist wil uitspreken).

Als je al een tijdje in het Chinees werkt en soms het gevoel hebt dat je kennis van het Chinees op bepaalde vlakken erodeert, kan instant-vertalingssoftware helpen om bepaalde hiaten op te vullen: de uitspraak van woorden die je wel herkent in een tekst, maar waarvan je niet zeker bent van de uitspraak, of hoe je iets ook al weer schrijft in vereenvoudigde karakters als je gewoonlijk niet-vereenvoudigde teksten leest. Of gewoon als controle op wat je typte in het Chinees.

Varieer medium, tijd en plaats

Er zijn een hele hoop zaken op kantoor die direct gelezen en opgevolgd moet worden, maar er is ook informatie die je zelf zou willen doornemen om up-to-date te zijn, maar die helaas vaak op de nog-te-lezen-stapel belandt. De vraag is hoe je dit soort achtergrondinformatie kan doornemen op een gemakkelijke manier.

Voor mij werkt het om van medium te veranderen. Als ik bijvoorbeeld een hele dag naar mijn scherm heb zitten kijken, helpt het om een Chinese tekst te beluisteren in plaats van te lezen via de text-to-speech feature op mijn smartphone als ik op weg ben naar huis. Je kan zelf de snelheid instellen en op een passieve manier meelezen als je wil. Of ik kopieer een stuk tekst naar de clipboard reader van Pleco en lees erdoor als ik even tijd heb, voor een meeting bijvoorbeeld. Variëren in medium, plaats en tijd maakt dat je door een tekst kan gaan waarvoor je tijdens de dagelijkse bezigheden geen tijd hebt.

Personaliseer software die je vaak gebruikt

Zelfs als je een goede vertaalmachine bij de hand hebt, komt het vaak voor dat je iets in drie of vier vertaalmachines moet zoeken, en misschien ook googelen, voordat je een idee krijgt wat het betekent in de specifieke context van je werk. Vervolgens wil je dit woord de week erop gebruiken in een mail, en moet je het helemaal terug opzoeken omdat je er niet kan opkomen – behoorlijk frustrerend als je onder tijdsdruk moet werken.

Ik ben dan ook een grote voorstander om specifieke woordenschat voor je werk toe te voegen aan de vertaalmachine die je het meeste gebruikt, zodat je er later op kan zoeken en het kan gebruiken als je het nodig hebt. In een eerdere blog schreef ik over een persoonlijk woordenboek maken van de vertalingsapp Pleco, waarbij je woorden zelf toevoegt aan het woordenboek (zodat je er later op kan zoeken) en ze tegelijk ook bijhoudt in lijsten op de flashcard deck (als je ze later wil gebruiken en er niet op kan komen).

Maar ook zinnen bijhouden is belangrijk als je efficiënt wil werken. Veel Chinese vertaalmachines laten niet toe dat je hele zinnen ingeeft, maar dat weerhoudt je er niet van om voorbeeldlijsten aan te leggen. Voor e-mails bijvoorbeeld gebruik ik zowel voorbeeldmails waar ik stukken tekst uithaal als een Excel-tabel met voorbeeldzinnen en kernwoorden (bv. aanhef) om op te zoeken.

Weet wanneer een beroep te doen op (Chineessprekende) collega’s:

De beste vertaalmachines zijn natuurlijk je collega’s. Meestal kan je je wel behelpen met een gewone vertaalmachine, maar er zijn specifieke zaken waarvoor je het best een beroep kunt doen op een Chineessprekende collega – als dat gaat natuurlijk. Iets opzoeken op internet waarbij er grote hoeveelheden informatie moeten worden doorgenomen en gefilterd op relevantie, is bijvoorbeeld iets dat je het beste kunt overlaten aan moedertaalsprekers – als niet-moedertaalspreker heb je simpelweg niet de soft skills om dat op een tijdsefficiënte manier te doen. Ook om af te toetsen waar een document echt over gaat, zijn collega’s van onschatbare waarde – zelfs als je een Chinese tekst woord voor woord leest, is er altijd een risico dat je de eigenlijke inhoud verkeerd inschat: wat er belangrijk is, wat er niet gezegd wordt, en wat wel.

Zijn er nog andere nog andere manieren om efficiëntiewinst te behalen in het Chinees? Hoe ga jij om met Chinees lezen onder tijdsdruk? Laat het weten in de commentaar onderaan!

Dit is deel 5 in een blogserie over Chinees gebruiken op de werkvloer. Andere tips en tricks in verband met Chinees gebruiken op het werk kun je vinden in mijn eerdere blogs: deel 1, deel 2, deel 3. deel 4.