Dit artikel is een vervolg op de eerdere artikelen die ik schreef over kwaliteitscontrole in China. In dit artikel ga ik verder in op het belang van goede communicatie en hoe de zogenaamde spec sheet daarbij een belangrijke rol speelt.

Als je als importeur de juiste leverancier hebt gevonden, dan vraag je vooraf uiteraard om een prototype van het product. Op het moment dat dit prototype goed wordt bevonden, dan is dit de golden sample. Deze versie van het product is bepalend hoe de rest van de productie er uit moet gaan zien. Een golden sample alleen is echter niet voldoende voor een succesvol vervolg.

Voorkomen is altijd beter dan genezen

Naast de Golden Sample zijn er verschillende instrumenten die je kunt hanteren om het proces van controle te verbeteren.

Wanneer je een inspectie uitvoert vóórdat goederen verscheept worden (Pre-Shipment Inspection) en je tot de conclusie komt dat de producten defecten bevatten, dan moeten deze hersteld worden óf de producten moeten opnieuw geproduceerd worden. Dit heeft altijd een negatief effect op de levertijden met als gevolg dat je zelf niet kunt uitleveren en de daarbij behorende afbreukrisico’s. Een inspectie tijdens de productie (During Production Check) kan dit risico gedeeltelijk opvangen. Maar een nog betere oplossing naast bovengenoemde controles is om te investeren in betere communicatie met de leverancier.

Problemen en misverstanden kun je voor een groot deel voorkomen door een lijst met specificaties te gebruiken waar het product aan moet voldoen; een zogenaamde spec sheet, de lijst waarin alle productspecificaties staan opgenomen. Deze lijst moet gedeeld worden met alle betrokken partijen in het productieproces; de producent, het kwaliteitscontrolebedrijf en eventueel een agent. De lijst moet altijd actueel zijn en aangepast worden op de werkelijke situatie.

Deze specificaties dienen als referentie voor een inspectie. Kwaliteitsinspecteurs kunnen de staat waarin de producten verkeren vergelijken met de opgestelde specificaties. Daarom is de informatie op een spec sheet een van de meest belangrijke elementen voor een onafhankelijk inspectiebedrijf. Hiermee weet de inspecteur namelijk precies op welke eisen hij moet controleren, naast de zaken die hij sowieso inspecteert. Specificaties moeten op zijn minst de volgende aspecten omvatten:

  • Hoeveelheden
  • Verwachte levertijden
  • Inhoud van dozen en van de verkoopverpakking (inner & outer packing)
  • Vorm en uiterlijk van de verpakking (artwork)
  • Afmeting en gewicht
  • Labels, logo’s, barcodes en hangtags
  • Afwerking , kleur (PMS) en andere visuele zaken
  • Assemblage en vakmanschap
  • Grondstoffen, materiaal en onderdelen

Je ziet vaak dat Westerse bedrijven hun specificaties aan Chinese leveranciers op dezelfde manier voorleggen als aan een Westerse leverancier. Een onjuiste aanname daarbij is dat de leverancier jouw product en wensen volledig begrijpt, zonder dat ze over een gedetailleerde en georganiseerde controlelijst beschikken.

De formulering van gedetailleerde specificaties moet heel helder en duidelijk zijn, zodat er geen ruimte overblijft voor eigen interpretatie. Wees daarbij altijd specifiek, want de fabrikant kan uiteraard niet in jouw hoofd kijken. Daarbij is ook belangrijk dat de methoden voor het meten en testen van die gedetailleerde specificaties daarbij vermeld worden.

Tips voor een duidelijke spec sheet

Hieronder nog een aantal tips voor het opstellen van een duidelijke spec sheet:

  • Gebruik een lijst van definities aan het begin van het document. Dat voorkomt verwarring over de rest van de specificaties
  • Benoem altijd de standaarden die je gebruikt: dit zijn de standaarden die in het land van verkoop gelden, maar ook de Pantone (PMS) kleuren, het metrische systeem, ISO standaarden, etc.
  • Specificeer de omstandigheden van de verscheping, zodat de leverancier rekening kan houden met vochtigheid en temperaturen.
  • Benoem welke afwijkingen je kunt tolereren. En wat de consequentie is als de leverancier daaroverheen gaat. Specificeer kleine en grote defecten.
  • Omschrijf de QC tests die de fabriek moet uitvoeren in detail.
  • Gebruik duidelijke taal en vermijdt ambigue verwijzingen.

Wanneer kennis hierover binnen het eigen bedrijf niet voldoende aanwezig is, dan kun je al deze punten in samenspraak met een kwaliteitscontrolebedrijf samenstellen en deze door hen laten toelichten aan de leverancier in de Chinese taal. Op deze manier worden misverstanden vooraf getackeld en kun je voorkomen dat je meer risico loopt dan nodig.