Dagelijks krijgen Nederlandse bedrijven e-mails van Chinese bedrijven of personen, waarin een belangrijke domeinnaamregistratie of merkregistratie van een derde persoon onder de aandacht wordt gebracht. Het gros van dergelijke business solicitation e-mails is slamming, waarbij de zender de geadresseerde probeert over te halen om domeinnamen of merken via het kantoor van de afzender te laten registreren. Helaas volgt er na een aanbetaling voor deze diensten geen antwoord meer. En wat blijkt; de Nederlandse ondernemer is opgelicht. In deze gevallen is het geld allang weg, en ook niet meer te achterhalen. Wat kunt u nu het beste met een dergelijke mail doen?

Waargebeurd voorbeeld van een slamming e-mail

To whom it may concern:

We are the Registrars accredited by China Internet Network Information Center. We have something to confirm with you. On March 11 2016, we received an application in which a company by the name “A” applied to register “ABC” as their brand name and some Asia domain names through our firm.

Now we are handling this registration. After our initial checking, we found that the name are identical to your company’s. We need to check with you whether your company has authorized that company to register these names. If you have authorized this, we will finish the registration at once. If not, please let us know within 7 workdays, in which case we will dicuss the matter more thoroughly. If not otherwise advised within that time limit we will proceed with the registration for “A” . We will be waiting for your reply. Have a nice day!

Best Regards,

[Chinese naam]
[Bedrijf]
[Adres]

Check de registers

In China reguleert CNNIC (China Internet Network Information Centre)  de registratie van domeinnamen waaronder “.cn”, “.zhongguo” (China) en “.gongsi” (bedrijf). Ook reguleert CNNIC de officieel geregistreerde registrars (de geaccrediteerde bedrijven die een registratie van een domeinnaam mogen registreren voor derden) in binnen- en buitenland. Op de website van de CNNIC kunt u een volledige lijst vinden van de geaccrediteerde registrars.

Aangezien CNNIC slechts registraties van domeinnamen accepteert die zijn aangevraagd door de gecrediteerde registrars, doet u er goed aan alleen maar in zee te gaan met bedrijven waarvan u gecontroleerd heeft dat deze officieel geaccrediteerd zijn. Het verdient geen aanbeveling om in zee te gaan met de zender van de e-mail.

Hoe te handelen?

In het geval u een mail zoals hierboven ontvangt, kunt u op de volgende drie manieren handelen:

  1. Negeer de e-mail
  2. Beantwoord de e-mail en geef aan dat u de e-mail zult rapporteren aan CNN als slamming en een poging tot fraude
  3. Stuur de mail door naar CNNIC: service@cnnic.cn en supervise@cnnic.net.cn

Wake up call

De slamming mails kunnen natuurlijk wel een positief effect hebben, namelijk dat u als ondernemer bedenkt of u wel of geen internetdomeinnaam met betrekking tot China wilt registreren en/of dat u wel of geen merk in China wil registreren. Het nut van een domeinnaamregistratie als .cn kan zijn om uw bedrijf in China beter te promoten, of om de naam alvast defensief te registreren zodat er geen rare activiteiten die schadelijk kunnen zijn voor uw bedrijf plaats vinden op de .cn domeinnaam.

Indien er in de slamming e-mail over een eventuele merkaanvraag wordt gesproken, dan dient u na te gaan welke merken u al in China heeft geregistreerd en welke nog niet. Via een merkcheck kan altijd worden nagegaan of er een merk wordt ingeschreven dat u graag zou willen hebben. Het is echter wel verstandig om dit onafhankelijk te laten doen en niet in zee te gaan met slamming bedrijven. In China geldt met betrekking tot de registratie van merken: wie het eerst komt, het eerst maalt. Dus hoe eerder u tot actie overgaat, hoe minder geld het u gaat kosten.