Nedelandse Ambassade

DE AMBASSADE VAN HET KONINKRIJK DER NEDERLANDEN

IN DE VOLKSREPUBLIEK CHINA

nodigt geïnteresseerden uit te solliciteren naar de functie van Secretarieel-administratief medewerker bij de afdeling Pers en Culturele Zaken

___________________________________________________________________

 

A.1 BASISKENMERKEN VAN DE FUNCTIE

Functie: Secretarieel-administratief medewerker bij de afdeling Pers en Culturele Zaken.

Post: ambassade van het Koninkrijk der Nederland in Peking.

Functieniveau: 6.

Periode arbeidsovereenkomst: 1 jaar met de mogelijkheid van verlenging.

Arbeidsduur: 38 uur per week.

___________________________________________________________________

A.2 ALGEMENE KENMERKEN VAN DE FUNCTIE

De Secretarieel-administratief medewerker is primair verantwoordelijk voor de uitvoering van ondersteunende werkzaamheden bij de afdeling Pers en Culturele Zaken. Deze werkzaamheden liggen met name op het gebied van financiën, waaronder het maken en bijhouden van financiële overzichten en het opstellen van subsidiebeschikkingen en betalingsopdrachten, het boeken van dienstreizen en het opstellen van reisdeclaraties, de organisatie van evenementen en op het terrein van communicatie. De voortgang en afdoening van taken wordt in belangrijke mate aan eigen inzicht overgelaten.

___________________________________________________________________  

B.1 TAKEN EN RESULTAATGEBIEDEN

De Secretarieel-administratief medewerker verleent administratieve en organisatorische ondersteuning aan de collega’s:

  • Administratie van de cultuur- en publieksdiplomatie-budgetten incl. communicatie met de regionale service organisatie Azië in Kuala Lumpur;
  • Dienstreizen en werkbezoeken voorbereiden en regelen, ook voor missies op het gebied van cultuur, communicatie en onderwijs;
  • Teksten vertalen naar het Mandarijn, tolken bij speeches;
  • Opstellen reisdeclaraties en declaraties actieve representatie;
  • Archiveren in het digitaal archiefsysteem Sophia;
  • Assisteren bij de uitvoering van projecten en evenementen, zowel in de kanselarij als de ambtswoning van de ambassadeur, alsook elders in Peking;
  • Beheer PCZ-mailbox en agenda;
  • Verslagen van bijeenkomsten opstellen;
  • De Secretarieel-administratief medewerker is verantwoordelijk voor de voortgang van overeengekomen acties;
  • De Secretarieel-administratief medewerker voert daarnaast incidenteel taken uit die afdeling overschrijdend zijn.

___________________________________________________________________________

B.2 CONTACTEN

  • Binnen de ambassade: binnen de afdeling (zie hierboven), met andere afdelingen.
  • Binnen het postennet China: met de Consulaten-generaal en Netherlands Business Support Offices (NBSO’s).
  • Buiten postennet c.q. ambassade: met culturele instituten in Nederland en in China.

__________________________________________________________________________

B.3 KENNIS & VAARDIGHEDEN/ FUNCTIEVEREISTEN

Werk- en denkniveau: HBO niveau

Ervaringsniveau: minimaal 3 jaar ervaring

 

Kennis

  • Uitstekende beheersing van het Mandarijn en het Nederlands in woord en geschrift;
  • Goede kennis van het Engels.

Ervaring

  • Ruime ervaring met het gebruik van relevante kantoor software, met name MS Office;
  • Ervaring op secretarieel-administratief gebied.

Competenties

  • Accuraat werken;
  • Inzet;
  • Flexibiliteit;
  • Klantgerichtheid;
  • Initiatief;
  • Interculturele sensitiviteit;
  • Plannen & Organiseren;
  • Samenwerken;
  • Integriteit.

Vaardigheden

  • Goede contactuele en communicatieve eigenschappen;
  • Een flexibele en servicegerichte werkinstelling en een proactieve houding.

Andere vereisten

  • Nederlandse nationaliteit.

___________________________________________________________________________

 C. WERKOMGEVING

  • Ambassade Peking is een grote post met circa 90 medewerkers. Naast de ambassade heeft het Koninkrijk der Nederlanden in China consulaten-generaal in Chongqing, Guangzhou, Shanghai en Hongkong en zes Netherlands Business Support Offices.
  • De kanselarij van de ambassade is gehuisvest nabij internationale hotels, winkelcentra, supermarkten en restaurants.
  • De afdeling PCZ is verantwoordelijk voor culturele activiteiten, voor onderwijssamenwerking en voor de netwerk-brede coördinatie van publieksdiplomatie.
  • De afdeling PCZ omvat naast het afdelingshoofd zes medewerkers. De werkomgeving is dynamisch met regelmatige bezoeken van delegaties en veelvuldige contacten met culturele instellingen en organisaties, zowel in Nederland als in China. De PCZ-medewerkers werken in veel projecten samen met andere geledingen van de ambassade en met de consulaten-generaal in China, incidenteel ook met een of meerdere NBSO’s en met andere ambassades in de regio, bijvoorbeeld in Tokyo of Seoul.

___________________________________________________________________________

D. TYPERING GEZOCHTE MEDEWERKER

Gezocht wordt een enthousiaste, collegiale en nauwkeurige medewerker met een positieve, praktische, proactieve en zelfstandige werkinstelling. Betrokkene is ervaren en in staat prioriteiten te stellen. Stressbestendigheid, gevoel voor humor en flexibiliteit zijn essentieel. Culturele sensitiviteit voor China en voor de ontwikkelingen in het huidige economische klimaat zijn vanzelfsprekend van belang.

E. ARBEIDSVOORWAARDEN

  • De succesvolle kandidaat wordt een arbeidsovereenkomst aangeboden voor in eerste instantie 12 maanden. Bij goede functievervulling kan de arbeidsrelatie met 3 jaar worden verlengd;
  • Het gaat om een lokaal aangetrokken medewerker op wie de Rechtspositieregeling lokaal indienstgenomen werknemers 2005 van het Ministerie van Buitenlandse Zaken van toepassing is;
  • De functie is ingedeeld in schaal 6. Deze telt 16 loonnummers, vanaf RMB 13.943,00 bruto per maand voor loonnummer 0 tot RMB 20.915,00 bruto per maand voor loonnummer 15, beide bij een volledige werkweek van 38 uur. Inschaling in een loonnummer geschiedt op basis van het aantal jaren aantoonbare relevante werkervaring;
  • Lokaal indienstgenomen werknemers bij de ambassade in Peking worden als ’buitenlands belastingplichtig’ aangemerkt. Op het brutoloon wordt belasting ingehouden als ware de medewerker belastingplichtig in China;
  • Het is noch in Nederland, noch in China mogelijk om aan te sluiten bij het sociaal verzekeringsstelsel, lokale medewerkers bouwen niet op de reguliere Nederlandse wijze pensioen op. Het maandsalaris wordt aangevuld met in totaal circa RMB 10.900,00 netto per maand voor het treffen van voorzieningen voor pensioen, huisvesting, ziektekosten en sociale verzekeringen;
  • De ambassade betaalt een 13e maand.

F. INFORMATIE

  • Voor functie-informatie kan contact worden opgenomen met Hoofd PCZ, Bart Hofstede, via bart.hofstede@minbuza.nl.
  • Aanvullende informatie over de arbeidsvoorwaarden kan worden verkregen bij Eugène Brat, HR Officer, via pek-hr@minbuza.nl.

G. SOLLICITATIE

Sollicitanten worden uitgenodigd vóór 23 november 2018 een motivatiebrief én CV in het Nederlands te sturen aan pek-hr@minbuza.nl. Onvolledige sollicitaties worden niet in beschouwing genomen.

H. SELECTIEPROCEDURE

De selectieprocedure bestaat in beginsel uit interviews. Aanstelling vindt plaats onder voorbehoud van het verkrijgen van een werkvisum en een verklaring omtrent het gedrag met de uitkomst ‘geen bezwaar’.

Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang.

Om te solliciteren op deze vacature stuurt u uw sollicitatie naar pek-hr@minbuza.nl