Veel bedrijven die uit China importeren zijn bekend met de kwestie: kwaliteit vs. productie. Ze willen een grote bestelling plaatsen bij een fabriek, maar ondervonden bij vorige orders kwaliteitsproblemen, en hadden daardoor een slechte ervaring. Ze hadden te veel defecte producten en het oplossen kost veel energie, geld en tijd. Met grote regelmaat spreek ik China importeurs met vergelijkbare ervaringen.
Waarom blijven bestellen bij dezelfde producent?
Heeft de producent verbetering beloofd? Zo ja, op welke manier? In de meeste gevallen gebeurt dit niet. Bij de volgende productierun komt het voor dat er nóg meer kwaliteitsproblemen zijn. De fabriek maakt een hoop excuses en belooft dat dit niet nog een keer zal gebeuren. Heb je een goede reden om te geloven dat diezelfde fouten niet opnieuw worden gemaakt?
Ik begrijp heel goed dat het moeilijk kan zijn om een andere fabrikant exact hetzelfde product te laten maken. U koopt mogelijk een ODM-product (bestaand product/design van de fabrikant), of het product kan technisch te uitdagend zijn om te ontwikkelen in een andere fabriek, terwijl deze leverancier bekend is met de materie.
Deze gedachte werkt belemmerend. Maar soms is het beter om helemaal opnieuw te beginnen, met een nieuwe leverancier die echt weet hoe ze het productieproces moeten aanpakken. Een fabriek die een beter gevoel geeft, en aan uw eisen kan voldoen.
Bij het vinden van nieuwe producenten is het goed een top drie te hebben, zodat er altijd een back-up is. Dit voortraject is intensief, maar een alternatief achter de hand geeft rust en een oplossing als de hoofdleverancier in gebreke blijft.
Kunt u uw risico’s minimaliseren?
Bij het plaatsen van een officiële order van bijvoorbeeld twintigduizend stuks, kunt u er voor kiezen de aantallen te verminderen naar een try order van bijvoorbeeld vijfduizend stuks. En vertel uw leverancier dat er een grotere order zal volgen als de kwaliteit goed is. Op deze manier is uw aanbetaling (risico) minder en wordt de fabriek gestimuleerd goed werk te leveren.
Producenten zijn uiteraard geen voorstander van deze werkwijze. Ze willen alle twintigduizend stuks in één keer maken. Ze zullen aangeven dat er een prijsstijging zal zijn als de aantallen minder zijn. Maar zelfs dan is het nog steeds in uw belang zijn om daar iets meer voor te betalen.
Als dan blijkt dat de kwaliteit bij de eerste zending niet voldoet en de fabriek is niet in staat het op te lossen, kunt u het voorstel van de grote bestelling schrappen en heeft u het verlies kunnen beperken.
Een andere suggestie is om gunstigere betalingscondities te bedingen. Dit behoort tot de onderhandelingen met de fabriek. Als het ongenoegen over de problemen met de eerste bestelling kenbaar is gemaakt, biedt de fabriek mogelijk korting op een volgende bestelling. Dat klinkt heel aardig, maar is niet de oplossing van het probleem en het verkleint ook niet uw risico.
Vraag in plaats daarvan om een aanbetaling van bijvoorbeeld 10% i.p.v. de gebruikelijke 30%. Of geef aan pas een aanbetaling van het totaalbedrag te doen zodra u de goederen in Nederland heeft ontvangen. Op die manier kunt u de kwaliteit nog eens extra controleren. Eenmaal in orde bevonden, betaalt u het restant.
Chinese fabrieken zijn gevoelig voor het risico niet betaald te krijgen. Dit zet druk op de fabrikant om goed werk te leveren, en dat is precies wat u wenst.
Wat kwaliteitsinspecties wel en niet kunnen doen
Als u met een onbetrouwbare fabrikant werkt, kunnen onderstaande zaken u helpen:
- Documenteer uw norm, en in het bijzonder welke soorten defecten moeten worden geclassificeerd als kritiek (critical), belangrijk (major) of minder belangrijk (minor). Het is verstandig om deze wensen en eisen duidelijk naar de producent te communiceren.
- Laat een inspectie uitvoeren voordat de productie van start gaat (first article inspection), om de oorzaken te analyseren van de belangrijkste problemen die je hebt ondervonden bij je laatste bestelling. Op deze manier geef je de fabrikant een aantal taken om de risico’s te minimaliseren.
- Stuur al vroeg in het productieproces een inspecteur om te controleren (during production check). Als de kwaliteit ondermaats is of zeer inconsistent, kunt u verzoeken om alles opnieuw in de fabriek te controleren onder toezicht van een kwaliteitsinspecteur.
- Zodra de productie is voltooid, stuurt u een inspecteur om de gemiddelde kwaliteit te controleren (pre-shipment inspection). Als de bevindingen nog steeds onvoldoende zijn, keurt u de zending af, mag de fabriek de goederen niet verschepen en wordt de fabriek ook niet door u betaald. Dergelijke druk heeft een positief effect op de kwaliteit van de bestelde goederen.
- Geef duidelijke instructies door voor de correcties die gemaakt moeten worden. Als de goederen eenmaal hersteld zijn, laat u een inspecteer opnieuw naar de goederen kijken (re- pre-shipment inspection).
Als u echter werkt met een fabrikant die niet gewend is om producten te maken die aan uw eisen voldoen, zal het een lange strijd worden die u wellicht verliest.
Niet alle risico’s kunnen worden weggenomen
Zelfs als een inspecteur elke dag tijdens de productieproces in de fabriek wordt geplaatst, luistert de fabriek mogelijk niet naar hem, en kan de fabriek weigeren de problemen die zijn aangetroffen te herstellen. De inspanningen van de fabriek zijn noodzakelijk om tot een goed resultaat te komen. Werk daarom met de juiste China-partner die u kan bijstaan, dit bespaart uw angst & onnodige risico’s.
