Zo nu en dan duiken er koppen op in international kranten dat Chinese spionnen bedrijfsgeheimen stelen. Deze koppen komen meerdere malen per jaar voor in de V.S., en ook vorige week in ons eigen land. Of het in deze gevallen gaat om spionnen of om werknemers laat ik in het midden. Immers, dit staat pas vast als het systeem van de trias politica (met dank aan Montesqieu), waarin de rechter tot een oordeel komt, zijn werk doet. Tot die tijd is het speculeren. Wel is het van immens belang om bedrijfsgeheimen op juiste wijze te beschermen binnen een bedrijf.

Oeps, vergeten…

De vrees dat werknemers bedrijfsgeheimen stelen is zeer terecht. Immers, het toepassen van kennis die opgedaan is bij een werkgever, of het meenemen van documenten naar huis, wordt zelden effectief voorkomen door bedrijven. Zo is een prototype iPhone ooit door een Apple medewerker achtergelaten in een Amerikaanse bar. Vervolgens vond iemand deze telefoon, en is deze terechtgekomen bij een journalist. Na publicatie van een stuk over deze nieuwe iPhone, ging de telefoon vervolgens af. De boodschap was ongeveer als volgt: “Met Steve Jobs, jij hebt mijn iPhone en ik wil hem terug”.

In dit geval van Apple, betekent het wel dat alle geheimen met betrekking tot de techniek en het model, indien nog niet vastgelegd als intellectuele eigendom, publiekelijk domein zijn geworden, en door iedereen gebruikt kunnen worden. Dit kan uiteraard catastrofaal zijn voor een bedrijf.

Bescherm uw bedrijf op drie manieren

Wat kunnen bedrijven doen om te voorkomen dat kwaadwillende werknemers bedrijfsgeheimen stelen, is vervolgens de opkomende vraag. Hoe kun je je als bedrijf weren tegen werknemers met kwade bedoelingen? In een notendop kan dit door fysieke, technologische en contractuele maatregelen te nemen.

Fysieke maatregelen betekenen dat iemand bij de deur tegengehouden dient te worden indien het bepaalde geheime informatie betreft. Zogenaamde restricted access binnen een bedrijf. Ten tweede dienen technologische maatregelen genomen te worden, zoals het gebruik van encryptie en andere methoden om informatie te versleutelen en te beschermen. Ten slotte dienen er contracten te zijn met werknemers en derde partijen, die bepalen welke informatie geheim moet worden gehouden, op welke wijze, door wie en wat er gebeurt indien deze informatie naar buiten komt.

Strategie plus uitwerkingen

Zeer belangrijk bij het toepassen van deze drie punten is de communicatie. In het arbeidscontract en de communicatie met de werknemers dient het zeer duidelijk te zijn wat het geheimhoudingsbeleid is met betrekking tot knowhow (bedrijfsgeheimen). Het moet in het geval van Apple bijvoorbeeld duidelijk zijn dat een medewerker prototypes van een iPhone niet buiten het complex mee mag nemen. het downloaden van bedrijfsgeheimen of het gebruiken van deze buiten het bedrijf kan ook beter voorkomen worden. Duidelijke straffen op het gebied van het stelen van bedrijfsgeheimen en het duidelijk maken dat er strafrechtelijke stappen kunnen en zullen worden ondernomen tegen het individu wil ook helpen.

Deze stappen zijn nog maar het topje van de ijsberg. Het is heel belangrijk om als bedrijf een duidelijke strategie te hebben over hoe bedrijfsgeheimen dienen te worden beschermend, en hoe op te treden tegen potentiële dieven. Hier dient een strategisch document voor te zijn, met verdere uitwerkingen door contracten en trainingen binnen het bedrijf.

Eens verloren, niet meer beschermd

Indien bovenstaande methoden worden uitgediept en op de juiste wijze worden toegepast, dan is het Nederlandse bedrijfsleven een stuk beter beschermd tegen het stelen van bedrijfsgeheimen. Het is voor een bedrijf belangrijk om de werknemer soms als vijand te zien. Dat klinkt misschien niet prettig, maar het is beter dan naïef met bedrijfsgeheimen omgaan en deze als gevolg van een verkeerd beleid te verliezen. Immers, als een bedrijfsgeheim eenmaal naar buiten is gekomen, dan is het vaak moeilijk om dit alsnog beschermd te krijgen.

Het verliezen van bedrijfsgeheimen is slecht voor onze economie en onze concurrentiepositie in de wereld. Het hebben van de juiste strategie, toepassingen en contracten kan dit voorkomen.