De grootste handelsmissie ooit van Nederland naar China werd bemand door 250 ondernemers. Mede door het parallel lopende Staatsbezoek wist deze missie zoveel ondernemers aan te trekken. Maar wat kan een handelsmissie van deze omvang betekenen voor kleine ondernemers? Dat was vanaf het begin direct de vraag, want de kans om als kleiner bedrijf nauwelijks op te vallen tussen grote, kapitaalkrachtige bedrijven leek evident. Bovendien moeten de kosten voor deelname aan een dergelijk prestigieuze missie afgezet worden tegen toekomstige verdiensten. Dat geldt natuurlijk voor ieder bedrijf, maar de kleine zelfstandige professional voelt dat snel in de eigen portemonnaie en is genoodzaakt hogere kostenposten serieus af te wegen.
Aanzien van de missie schept verwachting bij deelnemer
Doorslag om deel te nemen lag in de overtuiging dat met het aanzien dat deze handelsmissie zou genieten, er extra aandacht zou zijn voor het welslagen van alle missie-ingrediënten, waaronder de match-making programma’s in Beijing en Shanghai. Voor het kleine bedrijf dé kernreden van participatie. Zorgvuldige selectie van externe matchmakers leek gegarandeerd. Die bleek op locatie van wisselvallige kwaliteit te zijn. Niet iedereen kreeg de bedrijven te spreken die vooraf waren omschreven als gewenste doelgroep. Bovendien viel het aantal gevonden Chinese partijen hier en daar tegen.
Kosten officieel reisprogramma
Het reisprogramma van deze spraakmakende afvaardiging was afgestemd op de meer vermogende participant. Dat wil zeggen dat kosten voor vluchten, hotels en visa boven de norm van de gemiddelde MKB’er lagen. Een ‘reisprogramma B’ werd niet geboden. Gevolg was dat velen hun eigen vlucht boekten en zich schaarden in enkele van de goede hotels in de buurt van het hoofdhotel tegen een aanzienlijk lagere prijs. Nadeel was dat aansluiting op bussen vanaf de luchthavens daardoor werden misgelopen.
Sectorale focus vs eigen programma
De missiedagen in Beijing en Shanghai waren met een vol programma aan activiteiten goed gevuld. Enkele industrieën vormden het middelpunt van sleutelthema’s voor seminars, MOU ondertekeningen en match-making bijeenkomsten. Zakelijke vertegenwoordigers uit life sciences en gezondheid, duurzame stedelijke ontwikkeling en agribusiness werden ondersteund in de voorbereidingen hiervoor.
Voor hen die een eigen programma wensten, was aanhaken op deze seminars echter lastig – aansluiting hierop was nauwelijks mogelijk vanwege de match-making gesprekken die in tandem waren georganiseerd met dergelijke bijeenkomsten. Dat was jammer, want specialistische seminars zijn een belangrijke voedingsbron voor China consultants en het bijwonen ervan levert vernieuwde kennis en inzichten op. Niet voor het hergebruik van die informatie, maar om het verkrijgen van een nieuwe kijk op dingen, mensen te leren kennen die later weer van nut kunnen zijn en ingezet kunnen worden bij relevante projecten of seminars. Men bedenke dus dat ondernemers die niet passen in een sector, grote kans lopen aan de zijkant van de missie activiteiten te komen staan.
Andere netwerkgelegenheden tijdens deze missie waren vanzelfsprekend legio – of dit nu gedurende het 500 man tellende trade dinner in Beijing, of tijdens de receptie in de Four Seasons in Shanghai in aanwezigheid van de Koning was, dit soort samenkomsten biedt altijd mogelijkheden tot het uitbreiden van het eigen netwerk.
Waarde van nieuwe contacten
Het is uiteindelijk wat er met die nieuwe contacten wordt gedaan dat het verschil maakt tussen een blijvende relatie met kans op een opdracht of doorverwijzing en eentje die allen op Linkedin wordt bevestigd.
Inzet ministeriële ambtenaren t.b.v. kleine ondernemer
Ontegenzeggelijk heeft de organisatie van deze handelsmissie het uiterste gevraagd van de verschillende departementen in Den Haag en de posten in China. Zij verdienen alle lof, want het Koninklijk bezoek verliep goed, de plotselinge ziekte van HM Máxima was spijtig, maar force majeur. De gelijktijdige handelsmissie moet een logistieke nachtmerrie zijn geweest en ook daarvoor alle credits aan de draaiboek managers en uitvoerende partijen.
Echter, opmerkelijk was de geringe bereidheid van overheidsambtenaren om tijdens de missie kennis te maken met de minder in het oog springende deelnemers tijdens de netwerkgelegenheden. Ofschoon ministers, hoogwaardigheidsbekleders en hoge ambtenaren ruimschoots in beeld kwamen bij de ceremoniële onderdelen, en deze de Koning en Captains of Industry perfect wisten te flankeren, was er verder weinig te merken van uitwisselingen tussen hen en de gemiddelde MKB vertegenwoordiger gedurende de diners of receptie. Men kwam niet of nauwelijks in beeld voor een praatje of korte kennismaking, laat staan een introductie of aanbeveling.
Conclusie
De ervaring deel te nemen aan een circus van afwisselende en onvergetelijke gebeurtenissen (bezoek aan Alibaba in Hangzhou) is op zichzelf fraai. Maar het nut voor de kleine ondernemer moet door hemzelf worden gecreëerd. Zolang hij geen verwachtingen koestert van hogere overheidsdienaren kan hij naar eigen inzicht navigeren tussen de grote groep interessante en geïnteresseerde zakelijke deelnemers. Want ondernemers met de instelling elkaar te willen helpen zijn er – als je zelf ook zo in elkaar zit, dan is deelname aan zo’n missie zeker de moeite waard.
Interessante evaluatie Lilian.
Een ding dat mijzelf is opgevallen en mogelijk impact heeft op de kwantiteit en kwaliteit van contacten op handelsmissies is het volgende. Ik ben een tijd actief geweest voor het Xi’an International Business Forum en het bestuur van die NGO werd regelmatig benaderd door organisatoren van handelsmissies uit diverse landen om mee te helpen bij het leggen van contacten met lokale partijen. Het probleem daarbij was echter dat – de naam zegt het al – het International Business Forum met name bestond uit medewerkers van multinationals. De contacten met lokale partijen (voor sourcing of als klant) hadden wij veel minder. Als we voor zo’n aanvrager een event zouden organiseren zou de kans groot zijn dat men vooral expats zou treffen die niet tot de doelgroep behoren.
Ik kan niet beoordelen of dit ook het geval is bij de Nederlandse handelsmissie, maar ik durf wel te zeggen dat bij diverse handelmissies waar wij destijds door benaderd zijn de connectie met een passende lokale partij die voor de juiste kwantiteit en kwaliteit aan contacten volledig ontbrak en men (uit gemak? bij gebrek aan een alternatief?) bij ons uitkwam. Uiteindelijk levert dit voor een deelnemer natuurlijk niet op wat ze zouden mogen verwachten.
Ed
Dank voor je reactie Ed,
Ik denk dat de kwaliteit van de match-making van een aantal zaken afhing:
– sommige match-makers hadden de instelling alles eruit te halen voor hun clientèle, waardoor de minder actieve koppelaars opvielen door hun geringere inspanningen;
– de grote hoeveelheid aanvragen in combinatie met het korte tijdsbestek (naar zeggen van mijn match-maker) waarin zij partijen moesten selecteren, benaderen en wisten te overtuigen kennis te maken met het Nederlandse bedrijf;
– maar ook de soms slecht opgestelde briefings van deelnemers zelf;
– de eerste twee punten leidden vanzelf naar het maken van afspraken met vertegenwoordigers van welbekende organisaties/instellingen in BJ en SH;
Als deelnemer weet je van te voren niet wie jouw zaken zal behartigen, en dat is een risico. Meer navraag hierover vooraf is daarom het beste advies.
Lilian
Goede evaluatie en sowieso goed dat deze punten eens helder worden opgeschreven. In zijn algemeenheid doet de rare paradox zich voor dat juist multinationals de hulp van de overheid het minst nodig hebben (omdat zij zelf over de kennis, middelen en geduld beschikken om een moeilijke markt als China te betreden), maar toch tijdens handelsmissies de eerste viool spelen. Terwijl kleinere ondernemers die de entree van de overheid goed kunnen gebruiken een ondergeschikte rol spelen.
Ik heb weleens geschreven dat ik me afvraag wie nou precies wie helpt: is de koning er om de multinationals te helpen, of geven de captains of industry een staatsbezoek het gewenste gewicht?
Ik ben het zeker eens met jouw aanbeveling om een light-deelname voor MKB’ers in te stellen, die niet in een vijfsterrenhotels hoeven te slapen.
Klopt Fred, het is een paradox, maar dat wordt gek genoeg niet herkend of erkent, althans niet wat ik ervan heb mogen meemaken. Het zou mooi zijn als een evenwichtiger verdeling van ondersteuning door de overheid gerealiseerd werd, want de grote bedrijven geven het cachet, terwijl de kleintjes op allerlei terrein – vaak onder de radar – ijverig aanhaken op mogelijkheden. Hulp bij dat laatste zou meer dan welkom zijn.
Interessante en relevante vraag die je stelt, Lilian. Andere in het verlengde van jouw vragen en opmerkingen liggende thema’s zijn denk ik : hoe handelsmissies wèl nuttig gemaakt kunnen worden voor kleine bedrijven en zodoende de kans op contracten vergroot wordt ? Dienen handelsmissies naar China door de overheid of beter door het bedrijfsleven zelf georganiseerd te worden ?
Eerst over de parallelle handelsmissie ten tijde van het staatsbezoek waar jij het over hebt.
Het waren in feite meerdere missies met deelnemers afkomstig uit wel 8 verschillende sectoren of platforms met vertegenwoordigers vanuit zowel multinationals als MKB en ZZP.
Ik denk dat er geen enkele organisatie in Nederland is – binnen overheid noch bedrijfsleven – die in een beperkte tijd een zò grote en gevarieerde groep grote en kleine bedrijven bestaande uit “beginners en gevorderden”, tegelijkertijd in China naar behoren kan bedienen. Daar zijn we gewoon niet op ingericht en om die reden ook moesten onder andere externe partijen ingehuurd worden om deelnemende bedrijven te matchen met Chinese partijen en om afspraken te regelen.
De kans dat er dingen misgaan is dan ook aanzienlijk, nog los van het feit dat er absoluut geen sprake mag zijn van het door jou geconstateerde favoritisme, waarbij grote bedrijven meer aandacht en dienstverlening krijgen dan kleinere bedrijven. Missies geleid door bewindspersonen of seniore ambtenaren verblijven in prijzige 5-sterren hotels die een MKBer of ZZPer zich niet kan veroorloven. Die zijn genoodzaakt te verblijven in goedkopere hotels en lopen dan het risico dat ze niet tijdig op de hoogte gesteld kunnen worden van plotselinge logistieke of programmatische aanpassingen of dat zij, doordat programmaonderdelen en bezoeken die synchroon gepland zijn, bepaalde seminars of bijeenkomsten moeten missen.
Voor wat betreft de kosten van deelname aan door de overheid georganiseerde handelsmissies het volgende.
Een nadeel van deelname aan overheidsmissies is dat het niet mogelijk is om een beroep te doen op de voor dat doel bestaande subsidies. Dat is wel mogelijk als zo’n missie door een erkende private partij georganiseerd wordt.
Het bovenstaande roept tevens de vraag op of economische missies – in dit geval naar China – georganiseerd moeten worden door de overheid of door het private bedrijfsleven ? China is allang niet meer het pure, starre staatshandelsland dat het tot 1978 was, waarbij de buitenlandse overheid de vanzelfsprekende wederpartij was onder wiens paraplu zaken gedaan werden volgens Chinezen. In de daaropvolgende jaren mochten privébedrijven officieel de markt betreden. Deze bedrijven wisten zich met forse tegenwerking van de overheid en de banken te ontwikkelen tot de belangrijkste bron van economische groei en werkgelegenheid. Zij hebben China binnen het tijdsbestek van enkele decennia gemaakt tot een van de grootste handelslanden en economieën ter wereld. Staatsbedrijven dragen op dit moment minder dan 25% bij aan de industriële productie en zijn met uitzondering van enkele strategische sectoren zoals tabak, olie en telecommunicatie van afnemend belang. Dus China’s centrale overheid is bij lange na niet meer zo invloedrijk als in het verleden als het gaat om commerciële activiteiten. De focus moet dus veel meer dan tot nu toe het geval is geweest vooral liggen op het aanknopen van contacten met privébedrijven in China en met associaties en clubs die deze privébedrijven vertegenwoordigen. Daarmee kan rechtstreeks en efficiënt zaken gedaan worden zonder allerlei poespas, met gebruikmaking van alle moderne digitale verworvenheden.
Het nut van deelname, efficiënter kunnen opereren tijdens het bezoek en de kans op zakelijk succes worden aanzienlijk vergroot indien handelsmissies, of handelsreizen zoals de overheid ze noemt, door het bedrijfsleven zèlf worden georganiseerd en geleid worden door een prominent persoon uit het bedrijfsleven die de taal van het bedrijfsleven spreekt en die niet gedwongen wordt om politiek gevoelige onderwerpen ter sprake te brengen. Liefst ook nog iemand die zelf jarenlange ervaring heeft en weet hoe er het beste geopereerd kan worden in China. Om slagvaardig te kunnen zijn moet zo’n delegatie uit niet meer dan 15 tot 20 deelnemers bestaan afkomstig uit dezelfde sector of actief zijn in elkaars verlengde liggende activiteiten. Vooraf moet zoveel mogelijk duidelijk zijn dat de aangeboden producten of diensten qua kwaliteit en prijs voldoen aan de Chinese vraag en behoefte.
Een uitgebreide face-to-face intake, een introductiebijeenkomst, zorgvuldig voorbereide match-making bijeenkomsten, bedrijfsbezoeken en een goede begeleiding en evaluatie achteraf zijn daarbij vanzelfsprekend. De overheid moet ervoor zorgen dat het bi-laterale politieke klimaat om zaken te doen zo goed mogelijk is en kan desgewenst een ondersteunende en faciliterende rol spelen en haar netwerk en geselecteerde diensten aanbieden die binnen haar competentie liggen. Dus voortaan niet meer deelnemen aan jumbo’s vullende en veel publieke aandacht trekkende missies met papieren waarheden, maar aan kleine, gerichte, betaalbare en goed georganiseerde zakenreizen.
Boudewijn Poldermans
OCH
Dank Boudewijn voor je uitvoerige en waardevolle reactie. Ik hoop dat het laatste hier nog niet over is gezegd! Misschien dat de reacties op mijn stuk daar mede voor kunnen zorgen.