Contacten met Chinese ministeries gaan vaak moeizaam. Hoe krijg je ministeries zo ver dat je tot een goede afstemming komt over de zaken die je graag wilt uitvoeren? Hoe bereik jij wat jij wilt en zij wat zij willen?

Toen ik de eerste keer een vergaderzaal binnen stapte, zag ik mijn Chinese collega’s van verschillende organisaties vooral niet met elkaar praten. Er was een ongemakkelijke situatie ontstaan. Een van de eerste dingen die ik deed was gezamenlijke gespreksstof vinden. Dat lukt vrij makkelijk en zo stelden de hoogste in hiërarchie (en tegelijkertijd de jongste in leeftijd) en de laagste in hiërarchie (en de oudste en meest ervaren persoon) zich aan elkaar voor. Het ijs breken, kan met behulp van inhoudelijke zaken, maar net zo goed door het samen snoepen van de stroopwafels.

Hoe bereid je een gezamenlijke vergadering met meerdere Chinese partners goed voor?

1) Bespreek alles eerst onder vier ogen

Behalve lang van te voren je komst aankondigen en uitnodigingen op het juiste niveau versturen, is het slim om op voorhand een rondje één op één gesprekken met Chinese partners te organiseren zodat ze hun wensen kenbaar kunnen maken en in kaart kunnen brengen wat interne moeilijkheden zouden zijn bij eventuele gezamenlijke besluitvorming. Dit geeft ruimte om wederzijds aan te kondigen wat de wensen en gevoelige onderwerpen zijn.

Het klink paradoxaal maar alle problemen die ter sprake komen in een vergadering met meerdere mensen, worden vooraf in de één-op-één gesprekken opgelost. Het is absoluut faux-pas om problemen in een vergadering met meer mensen te bespreken: je wilt namelijk niet dat iemand gezichtsverlies lijdt of zich ongemakkelijk voelt.

2) Hoe kan een ambtenaar scoren met jouw plan?

Het is altijd goed om te horen welke beleidsaccenten spelen, hoe nationaal beleid wordt uitgevoerd en onder welke druk partners staan om dit toe te passen. Maar ook wat dat betekent voor hun aanpassingen in prioriteitsstelling en wat er speelt qua personeelswisselingen. Uiteraard helpt het als je zelf eveneens openheid van zaken geeft en aangeeft wat er in Nederland speelt rond nationaal beleid (vergeet niet: de Chinezen zijn leergierig. Geert Wilders staat ook in China in de krant, gelukkig Alexander en Maxima ook.)

Recente beleidszaken zijn namelijk niet alleen maar ‘nice to know’. Deze informatie staat ook te boek als ‘need to know’ omdat binnenlands beleid altijd effect heeft op de uitvoering van internationaal beleid. Het bepaalt hoe de geldstromen veranderen, hoe het personeel wordt ingezet. Het geeft aan wat het desbetreffende ministerie moet doen om te ‘presteren’. De jaarlijkse politieke evenementen zoals het Nationaal Volkscongres in maart zijn cruciaal om in de gaten te houden. Bedenk, terwijl jij je gesprekken met Chinese ambtenaren voorbereidt, hoe jouw plannen zouden kunnen passen binnen Chinese nationale beleidsdebatten. Dat maakt het voor Chinese ambtenaren makkelijker om je plannen over te nemen en ermee te scoren bij zijn/haar leidinggevende (de DG, de partijsecretaris of de minister).

3) Bied een kijkje in de keuken

Wat helpt om Chinese ambtenaren te overtuigen om mee te gaan in jouw redenering? Geef aan waarom dingen zo moeten of niet anders kunnen. Als jij openheid van zaken geeft over hoe het bij jou achter de schermen gaat, tegen welke problemen jij aanloopt als jij dingen zou moeten doen volgens hun wensen, kun je daarna ook makkelijker vragen waarom iets stroef verloopt aan Chinese zijde. En je kunt van jouw probleem een gezamenlijk probleem maken: vraag actief hoe zij denken dat je iets op zou kunnen lossen. Probeer zo veel mogelijk te weten komen over hoe jouw zaak ‘landt‘ in het Chinese ministerie/overheidsorgaan: waar concurreert jouw plan mee, wie beslist, wanneer? Welke informatie hebben zij nodig om hun directeuren of collega’s met concurrerende voorstellen te overtuigen?

Chinezen denken pragmatisch en strategisch. Het bord-spel Go met de zwarte en witte pionnen is niet voor niets een nationale sport. Chinezen zijn gewend flexibel te denken vanuit allerlei posities. En in tegenstelling tot wat in alle ADO en aanverwante berichten over China staat: Chinezen zijn geen ‘aliens’ , ze lijken erg op Nederlanders in hun directheid, openheid en pragmatisme. Daarom doen Nederland en China goede zaken samen.

4) Een tolk die tussen de regels door vertaalt is goud waard

Het is handig om er iemand bij te hebben die niet alleen goed Chinees spreekt en vertaalt, maar ook iemand die ‘tussen de regels door’ tolkt. Een tolk die snapt dat als een Chinees ‘mei wenti’ (‘geen probleem’) zegt, dat je dan een groot probleem hebt. Als je er dan achter wilt komen wat het hete hangijzer is, helpt het om de zaken tot in detail niveau door te spreken tot je erachter komt wat het pijnpunt is. En vraag door en door wat de interne procedure aan de Chinese zijde is zodat je gesprekspartner goedkeuring kan krijgen voor wat jullie samen willen besluiten. Hoe lang duurt deze stap, welke informatie is nodig, wie moet erover beslissen en wanneer? En hoe kun jij van dienst zijn zodat de Chinese ambtenaar geneigd is om jou te helpen?

5) Ambtenaar niet bereikbaar? Probeer dit:

Als de Chinese ambtenaar waar je zaken mee doet enkele maanden niet bereikbaar is, dan is hij waarschijnlijk weg voor training van de communistische partij: je moet vooral niet klagen over zijn / haar onbereikbaarheid. Houd je kruit droog, bewaar je geduld en koester je contact want de ambtenaar is kwestie krijgt waarschijnlijk een promotie na zijn training. En wees vooral ontzettend aardig tegen de assistent of ambtenaar van laagste rang en probeer zijn/haar mobiele nummer te achterhalen: de assistent is namelijk waarschijnlijk als enige in staat jouw boodschap aan zijn/haar baas door te geven, via de ‘wechat’ app.

6) Installeer WeChat

En natuurlijk, installeer Wechat! Hele ministeries en overheidsorganisaties organiseren hun interne vergaderingen alleen nog maar via ‘wechat’, allang niet meer via email. Als je dan in het Chinees kunt chatten, dan ben je verzekerd van vlot en snel contact. Zo kun je mensen ook na werktijd en tijdens de Chinese feestdagen bereiken. (app’en via ‘wechat’ kan overigens ook in het Engels) Je kunt informeel vragen hoe het nu komt dat ze niet reageren op de mail bijvoorbeeld. En je komt er door de ‘post’ functie (soort van Facebook) ook achter waar deze persoon zich zoal mee bezig houdt in zijn privé leven. Dit geeft weer de mogelijkheid om daar iets aardigs over te zeggen en de banden te verstevigen.

Iedereen rept altijd over ‘guanxi’ – je relaties met mensen. Vergeet niet dat in China net zo goed mensen worden overgeplaatst en dat je dus vaker moet investeren in je persoonlijk contact. Sowieso is het goed om contact te blijven onderhouden ook als iemand op een andere plek zit. Wie weet wordt de ambtenaar die je leert kennen later vice minister. Stranger things have happened.

Kortom, probeer eens in de schoenen te staan van een Chinese ambtenaar. Toegang tot een Chinese ambtenaar is voor een Chinese burger niet vanzelfsprekend. Als jij dat wel hebt vanuit een internationale omgeving, koester dat.

Snelle Tips & Tricks

  1. Plan en bevestig, en bevestig. Als je een reis naar China plant (afhankelijk van de grootte van de delegatie), informeer twee maanden van te voren of de mensen die jij wilt spreken aanwezig zijn. Daarna bevestig je nog eens een maand van te voren, en nog eens 1-2 weken van te voren. Chinezen zijn flexibel en plannen op de korte termijn. Het kan alsnog zijn dat de directeur die jij wilt spreken gevlogen is. Tegelijkertijd, als je al in China bent, kun je ook altijd nog last-minute proberen extra vergaderingen te plannen. Die flexibiliteit kan ook positief voor jou uitpakken .
  2. Geef voorbereidingstijd. Bij het plannen van een vergadering, stuur je een concept agenda met stukken 2-4 weken van te voren toe. Zoals je op de vergadering wel zult zien, hebben ambtenaren vaak je Engelstalige stukken in het Chinees vertaald. Geef ze genoeg tijd om voor te bereiden. Geef ook aan wie aanwezig is, op welk niveau. Chinezen spiegelen immers graag op hiërarchisch niveau (ook in hoe je gaat zitten in de vergaderzaal).
  3. Als je cadeau’s wilt geven, spreek je dat van tevoren af met een lagere Chinese ambtenaar, wie aan wie en wanneer.
  4. Formele titels op overheidsniveau zeggen niet alles. De partijstructuur gaat boven de overheidsstructuur. Een vice-minister die partij secretaris is, kan meer in de melk te brokkelen hebben dan de minister.
  5. Tijdens gesprekken, richt je je tot de hoogste in rang. De Chinezen geven zelf wel aan of lageren in rang ook mogen spreken. Chinezen zullen tijdens vergaderingen onderling in het Chinees bespreken wat het antwoord nou moet worden. Als je slim bent, neem je een Chinees sprekende mee zodat je deze gesprekken kunt volgen.
  6. Achteraf stuur je gespreksnotities rond met actiepunten en vraag je of de opgeschreven afspraken ook zo door hen begrepen zijn en of die akkoord worden bevonden. (of dat er al zaken zijn die meteen achterhaald zijn).