Foto van Tarik Nachat via Pexels

Communicatie tussen businessteams uit de Benelux en China in tijden van reisbeperkingen is geen business as usual!

Gedurende de coronapandemie zijn teams in China en de Benelux vaker met elkaar in contact geweest, maar blijken zij slechts beperkt te investeren in het intensiveren en verbreden van de persoonlijke relaties of bij het versterken van de gezamenlijke teamgeest.

Dat is de basisconclusie van een recente communicatie-enquête gehouden onder 34 Benelux bedrijven met een vestiging in Shanghai, ontwikkeld door intercultureel trainingsbureau The China Trainers – gefaciliteerd door de Shanghai Benelux Kamer van Koophandel met steun van de Belgisch-Chinese Kamer van Koophandel.

De respondenten erkenden vrijwel unaniem dat de strenge reisbeperkingen zowel een nadelig effect hebben op het onderhouden van contacten, als ook de bedrijfsvoering en het opbouwen van relaties binnen bedrijfsteams. 64% van de respondenten verklaart zelfs minder te weten van wat er aan de andere kant gebeurt dan voorheen. Een nog groter aantal geënquêteerden, maar liefst 82%, zegt dat als direct gevolg van uitsluitend digitale interactie zij hun teamleden zien worstelen met het geven van adequate feedback.

Meer videobellen

Ofschoon de respondenten zeggen dat zij het nu moeilijker vinden om samen te werken en collega’s op afstand ondersteuning te bieden, gaat 45% van hen toch op dezelfde voet verder en hebben zij geen nieuwe maatregelen genomen om de communicatieprocessen te vergemakkelijken.

Om het gemis van face-to-face contact te verzachten zegt 78% van de respondenten het aantal contactmomenten te hebben verhoogd, waarbij videobellen het populairste instrument is. Slechts 45% heeft gedurende de afgelopen periode ruimte ingebouwd om extra aandacht te besteden aan het algehele welzijn van de teamleden.  Slechts 9% zette het bespreken van carrièremogelijkheden in om hun collega’s te motiveren.

Kleine toevoegingen of extra’s kunnen de kers op de taart betekenen

Ongeveer 70% van de respondenten zegt te geloven dat aanhoudende reisbeperkingen de algemene team spirit verder zullen uitdagen. Op de vraag of online teambuildingactiviteiten worden gebruikt om de onderlinge kameraadschap te verlevendigen, antwoordden slechts twee bedrijven dat zij stappen in die richting hebben ondernomen. Eén daarvan was een online viering van Chinees Nieuwjaar.

Dit was een verrassende uitkomst, aangezien sociale online-activiteiten vrij gemakkelijk te organiseren zijn. Het samen vieren van successen kan bijvoorbeeld een belangrijke bijdrage leveren aan een algemeen gevoel van welzijn en daarmee een belangrijk vehikel zijn voor het bewaren van wederzijds vertrouwen en harmonie.

Riskant om op de oude voet door te gaan

Concluderend kan worden gesteld dat de meeste bedrijven zich terdege bewust zijn van de problemen die rechtstreeks voortvloeien uit de langdurige strenge reisbeperkingen. Echter, de algemene aanpak om het gebrek aan persoonlijk contact op te vangen, lijkt vooral te bestaan uit het verhogen van het aantal contactmomenten, en níet in het leveren van extra inspanningen om dit verlies te compenseren. Met andere woorden, het lijkt erop dat bedrijven hun activiteiten via dezelfde route op peil proberen te houden: via frequenter contact maar niet intensiever.

Misschien lijkt dat een begrijpelijke weg, maar het gebruik van uitsluitend digitale communicatie kan niettemin gemakkelijk leiden tot het verlies van zowel zinvolle persoonlijke interactie als wederzijds begrip. In een relatiegerichte samenleving zoals die in China bestaat, blijft investeren in persoonlijke relaties een continu proces – het houdt nooit op, zeker nu niet. Het onderhouden van relaties louter via de digitale route is daarom veel lastiger geworden dan voor de pandemie. Ervan uitgaan dat bestaande relaties tijdens de pandemie niet zullen verslechteren, kan dan ook een riskante inschatting zijn.

Reisbeperkingen vragen om creatieve online oplossingen

Het ziet ernaar uit dat reizen van en naar China zal in de nabije toekomst moeilijk blijft. Het is daarom nu tijd voor bedrijven om het over een andere boeg te gooien en meer te investeren in de verdieping van persoonlijke zakenrelaties met als hoofddoel een potentieel verlies van vertrouwen tegen te gaan, en tevens om beter een vinger aan de pols te houden op wat er zich werkelijk op de werkvloer afspeelt. Door hun aanpak aan te passen, kunnen bedrijven een meer dynamische werkomgeving creëren waarin collega’s en teams zich meer met elkaar verbonden voelen.

Uiteindelijk blijft het uitvoeren van welke business dan ook een zaak van mensen en is hun onderlinge cohesie vaak doorslaggevend voor een goed bedrijfsresultaat. Het investeren in solide interpersoonlijke communicatie en motivatie kan daarom juist dat cruciale verschil maken in het wel of niet hebben van een succesvolle lange adem.

Lilian Kranenburg en Lianne Baaij van The China Trainers zullen de uitkomsten van deze enquête presenteren tijdens een webinar, georganiseerd door de Shanghai Benelux Kamer van Koophandel op 16 maart 2022. Meer informatie over deze sessie is beschikbaar in de evenementenkalender van China2025.